Bienvenue à cette session de planification stratégique pour le 10ème anniversaire de Dead by Daylight. Au cours des 2 prochaines heures, nous allons collaborer pour définir les contours d'un événement qui doit marquer l'histoire de la franchise DBD et offrira une expérience mémorable à tous les participants. Cette présentation guidera notre réflexion collective et nous permettra de prendre des décisions éclairées sur tous les aspects de cet événement majeur.
Objectifs de la séance
Notre mission aujourd'hui est de créer ensemble un scénario cohérent et ambitieux pour cet événement d'envergure. Nous devrons faire des choix stratégiques concernant les lieux, les formats, les contenus, les publics cibles et l'allocation budgétaire. Tout cela en gardant à l'esprit nos contraintes principales : un budget global à garder le plus proche possible de 400 000 $ CAD et une date fixée à la mi-juin 2026.
Pour assurer le succès de cette session, nous nous engageons à travailler avec efficacité, à pratiquer l'écoute active et à réaliser des arbitrages réalistes qui serviront au mieux les intérêts du projet et de notre communauté.
Contraintes à intégrer dans notre planification
Paramètres budgétaires et logistiques
Notre enveloppe budgétaire est annoncée autour de : 400 000 $ CAD , incluant les revenus potentiels de billetterie. Cette somme constitue notre cadre financier de référence et devra couvrir l'ensemble des dépenses liées à l'événement.
Il est important de noter que toutes les pistes évoquées en période de créativité ne pourront être retenues si nous souhaitons respecter cette cible et que :
- soit des arbitrages devront être faits pour s'y tenir;
- soit des moyens d'augmenter ce budget devrons être trouvés.
En termes de capacité d'accueil, nous avons fixé un maximum de 2 000 participants. Ce plafond n'est pas uniquement dicté par des contraintes budgétaires, mais aussi par notre volonté d'offrir une expérience qualitative et personnalisée à chaque participant. Un événement plus intime nous permettra de maintenir un niveau d'excellence dans tous les aspects de l'expérience utilisateur.
A noter qu'il n'est pas exclu de proposer une extension de ce nombre pour certaines parties spécifiques de l'expérience (Ex: concert ou présence lors du Live Streaming)
Critères essentiels
L'événement devra impérativement se situer à Montréal et présenter des caractéristiques d'accessibilité optimales pour tous les types de public. Sa modularité sera également un critère déterminant pour nous permettre d'adapter l'espace à nos différentes activations.
Un aspect non-négociable de cet événement est la mise en place d'un livestream mondial de haute qualité. Cela permettra à notre communauté internationale, qui ne pourra pas se déplacer physiquement, de participer virtuellement aux festivités et de partager ce moment historique.
Collaboration stratégique
Une partie de cet événement reposera sur une collaboration étroite entre Fly Studio, reconnu pour son expertise dans la création d'expériences immersives, et les équipes de développement de Behaviour Interactive. Cette synergie entre créativité externe et expertise interne sera la clé de voûte d'un événement authentique et innovant.
L'intégration harmonieuse de ces contraintes dans notre planification nous permettra de créer un cadre structurant sans pour autant limiter notre créativité et notre ambition pour cet anniversaire marquant.
Formats temporels: structurer l'expérience
La dimension temporelle de notre événement est un facteur déterminant qui influencera directement l'expérience des participants, la logistique opérationnelle et l'impact budgétaire. Nous avons identifié trois scénarios principaux, chacun présentant des avantages et des contraintes spécifiques.
Journée condensée (10h-23h)
Avantages: Concentration des ressources sur une période limitée, optimisation budgétaire, simplicité logistique, impact médiatique concentré.
Inconvénients: Risque de congestion, impossibilité pour certains fans de profiter de toutes les activités, pression sur les équipes opérationnelles.
Impact budgétaire : nul
Soirée + Journée (18h-23h + 10h-18h) ou inverse
Avantages: Segmentation naturelle des publics et des activités, possibilité d'un événement VIP nocturne suivi d'une journée grand public, meilleure gestion des flux.
Inconvénients: Coûts logistiques augmentés (nuit blanche pour les équipes), complexité de transition entre les deux formats.
Impact budgétaire : moyen
Deux jours complets (10h-23h x2)
Avantages: Expérience complète pour les participants, répétition des activités permettant une meilleure répartition des publics, temps d'interaction plus important.
Inconvénients: Doublement de certains coûts (personnel, location, technique), risque de dilution de l'impact médiatique, complexité organisationnelle accrue.
Impact budgétaire : fort
Critères de décision
Pour déterminer le format optimal, nous devons évaluer chaque option selon plusieurs critères:
- Impact médiatique et communautaire: Quelle option générera le plus de buzz et d'engagement?
- Optimisation budgétaire: Comment maximiser l'utilisation de notre enveloppe sans compromettre la qualité?
- Faisabilité logistique: Disposons-nous des ressources humaines et techniques pour chaque format?
- Expérience utilisateur: Quel format offrira la meilleure expérience à nos différentes cibles?
Notre objectif est de trouver le juste équilibre entre impact, coût et complexité logistique, tout en gardant à l'esprit que cet événement doit avant tout célébrer une décennie de passion partagée avec notre communauté.
Activations proposées: expériences et contenus
La richesse et la diversité des activations proposées constitueront l'âme de notre événement. Chaque élément a été pensé pour répondre aux attentes de différents segments de notre communauté tout en célébrant l'héritage et l'avenir de Dead by Daylight.
Livestream anniversaire
Diffusion mondiale d'un programme spécial anniversaire incluant des annonces exclusives, des témoignages de la communauté et un aperçu des prochaines évolutions du jeu. Cette activation servira également de lien entre les participants sur place et la communauté mondiale.
Expérience Fly Studio (LBE immersive)
Parcours immersif conçu par Fly Studio transformant l'univers virtuel de DBD en expérience physique tangible. Les participants pourront explorer des environnements reconstitués du jeu et interagir avec des éléments de gameplay adaptés au monde réel.
Dev Panels & Workshops (livestream?)
Séries de conférences et ateliers animés par les développeurs de BHVR, offrant un aperçu des coulisses de la création, de l'évolution du jeu et des défis techniques relevés au cours de la décennie. Sessions interactives permettant aux fans d'échanger directement avec les créateurs.
Cosplay Contest
Concours de cosplay jugé par des professionnels et des membres de l'équipe de développement
Art of DBD, Photobooth & Merchandising
Exposition retraçant l'évolution artistique du jeu, espace photo thématique pour des souvenirs mémorables, et boutique proposant des produits dérivés exclusifs créés spécialement pour l'anniversaire.
Content Creators & Giveaways
Présence des principaux créateurs de contenu de la communauté avec sessions de rencontres et dédicaces. Organisation de concours et distributions de cadeaux tout au long de l'événement pour maintenir l'engagement et générer du contenu sur les réseaux sociaux.
Concert final
Concert mettant en vedette des artistes dont l'univers musical résonne avec l'atmosphère de DBD. Un moment festif et rassembleur pour toute la communauté. Le point d'orgue festif de l'événement.
Parcours des publics: stratégie d'expérience segmentée
La réussite de notre événement repose sur notre capacité à satisfaire les attentes spécifiques de différents segments de public. Chaque groupe possède ses propres motivations, centres d'intérêt et comportements qu'il convient d'analyser pour créer des parcours personnalisés.
Notre approche consiste à identifier les moments clés pour chaque segment tout en assurant une expérience globale cohérente. Cette segmentation nous permettra également d'optimiser les flux de visiteurs et de dimensionner correctement chaque activation.
Fans Hardcore
Profil: Joueurs de longue date, investis émotionnellement, connaisseurs de l'univers DBD, actifs sur les forums et réseaux
Attentes: Contenu exclusif, accès aux développeurs, reconnaissance de leur fidélité, profondeur de l'expérience
Parcours recommandé: Accès prioritaire à l'expérience Fly Studio, sessions Q&A avec les développeurs, zone VIP avec mécaniques de jeu exclusives, preview de contenus futurs
Mesure de satisfaction: Sentiment d'exclusivité et de reconnaissance de leur statut de "vétérans"
Fans Occasionnels
Profil: Joueurs intermittents, connaissance limitée des mécaniques avancées, attirés par l'aspect social et l'ambiance
Attentes: Divertissement accessible, compréhension accrue de l'univers, expériences visuellement impressionnantes
Parcours recommandé: Showcases spectaculaires, animations participatives, tutoriels et introductions aux mécaniques de jeu, photobooth et activités sociales
Mesure de satisfaction: Sentiment de découverte et d'appartenance à la communauté
Influenceurs & Presse
Profil: Créateurs de contenu, journalistes, multiplicateurs d'audience, regard critique et analytique
Attentes: Accès privilégié, contenu exclusif à partager, facilités pour la production de contenu
Parcours recommandé: Moments VIP avec les développeurs, espaces dédiés pour interviews et tournages, accès anticipé aux annonces, kit média complet
Mesure de satisfaction: Quantité et qualité du contenu généré pendant et après l'événement
Développeurs
Profil: Équipe BHVR, fiers de leur création, experts techniques, connection émotionnelle au projet
Attentes: Reconnaissance de leur travail, interactions positives avec la communauté, participation active
Parcours recommandé: Mise en valeur lors des panels, espaces de rencontre avec les fans, moments de célébration interne
Mesure de satisfaction: Sentiment de fierté et de connexion renforcée avec la communauté
Partenaires
Profil: Sponsors, collaborateurs commerciaux, observateurs de l'industrie
Attentes: Visibilité de leur marque, accès VIP, networking, ROI tangible
Parcours recommandé: Hospitalité dédiée, intégration élégante de leur marque dans l'événement, opportunités de networking
Mesure de satisfaction: Perception de la valeur ajoutée et perspectives de collaboration future
Cette segmentation nous guidera dans la conception détaillée de chaque activation et dans l'élaboration des parcours utilisateurs. Des indicateurs de performance spécifiques seront développés pour mesurer la satisfaction de chaque segment et ajuster notre stratégie en temps réel pendant l'événement.
Stratégie budgétaire et pistes d'optimisation
Structure budgétaire de base
Notre enveloppe de 400 000 $ CAD TTC constitue à la fois une contrainte et un cadre structurant pour nos ambitions. Une répartition préliminaire nous permet d'identifier les principaux postes de dépense et d'allouer les ressources de manière stratégique.
Lieux
Location des espaces, assurances, sécurité, aménagements de base, services associés, personnel des sites
Technique
Équipements audiovisuels, éclairage, sonorisation, infrastructure réseau, livestream, électricité, équipe technique
Contenus
Production de l'expérience Fly Studio, cachets artistes, animation, logistique des invités spéciaux, gestion des panels
Scénographie
Décoration, signalétique, supports visuels, aménagements thématiques, fabrication d'éléments spécifiques
RH & Divers
Équipe événementielle, accueil, coordination, hébergement équipes, contingences et imprévus
Leviers de bonification budgétaire
Afin d'optimiser notre budget et potentiellement enrichir l'expérience proposée, plusieurs leviers peuvent être activés:
Partenariats & Commandites
Des marques comme Logitech, Red Bull, ou des fabricants de matériel gaming pourraient contribuer financièrement ou matériellement en échange d'une visibilité stratégique. Une approche qualitative avec un nombre limité de partenaires premium est préférable à une multiplication des sponsors.
Potentiel estimé: 50 000 $ - 100 000 $ en valeur ajoutée
Co-branding stratégique
Création d'espaces ou de contenus co-brandés qui permettent de partager les coûts tout en enrichissant l'expérience. Par exemple, un espace d'arcade rétro sponsorisé par un acteur du secteur, ou une zone de réalité virtuelle en partenariat avec un fabricant de casques VR.
Potentiel estimé: 30 000 $ - 60 000 $ en économies réalisées
Merchandising exclusif
Création de produits dérivés en édition limitée, disponibles uniquement lors de l'événement. La rareté et l'exclusivité peuvent justifier une tarification premium et générer des revenus substantiels tout en renforçant le sentiment d'appartenance.
Potentiel estimé: 10 000 $ - 20 000 $ de revenus bruts
Billetterie à paliers
Mise en place d'une structure tarifaire stratifiée: billets standard accessibles, pass collector avec goodies exclusifs, et formules VIP premium incluant des expériences privilégiées. Cette approche permet de maximiser les revenus tout en démocratisant l'accès à l'événement.
Potentiel estimé: 80 000 $ - 150 000 $ de revenus selon le positionnement prix
Ces leviers de bonification ne sont pas seulement des outils financiers, mais aussi des opportunités d'enrichir l'expérience globale. Leur activation doit être soigneusement planifiée pour maintenir la cohérence et l'authenticité de l'événement, tout en maximisant son impact.
Conclusion et prochaines étapes
Décisions stratégiques immédiates
À l'issue de cette session de travail, nous devons finaliser trois décisions fondamentales qui orienteront toute la suite du projet:
- Choix du scénario combinant lieu et format: Sur la base des analyses présentées, nous devons sélectionner la configuration optimale qui servira de colonne vertébrale à notre planification détaillée.
- Validation des contenus prioritaires: Identifier les activations incontournables et celles qui pourraient être ajustées en fonction des contraintes finales.
- Définition claire des priorités: Établir une hiérarchie explicite entre impact communautaire, rentabilité, faisabilité technique et innovation.
Ces décisions permettront de passer d'une phase conceptuelle à une planification concrète avec des livrables précis et des responsabilités assignées.
Calendrier opérationnel à 2 mois
Aout - 15 septembre 2025
Modélisation budgétaire basée sur les décisions prises aujourd'hui. Élaboration d'un document de synthèse présentant le scénario retenu avec une première estimation plus fine des coûts.
3 eme semaine septembre 2025 (au plus tard)
Signature des contrats préliminaires avec les lieux retenus pour sécuriser les dates.
Octobre 2025
Devis et budget final.
Démarrage de la pré-production avec constitution des équipes dédiées et élaboration des cahiers des charges techniques détaillés.
Répartition des responsabilités à venir
Pour maintenir la dynamique amorcée aujourd'hui, chaque aspect clé du projet sera assigné à un référent qui sera responsable de sa progression jusqu'à la prochaine réunion:
- Négociation avec les lieux: Laure Wintgens - JB Deshayes
- Coordination avec Fly Studio: Laure Wintgens - Justin Giglio
- Élaboration budgétaire: Laure Wintgens - JB Deshayes - Elodie Giguère
- Contenu et programmation: JB Deshayes - Justin Giglio - Laure Wintgens
Planification stratégique : 10ème anniversaire de DBD